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Datenschutz-Ordnung plus/minus 60 aktiv e.V.
 

Präambel

Der Verein plus/minus 60 aktiv e.V. verarbeitet in vielfacher Weise automatisiert personenbezogene Daten (z.B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Organisation von Veranstaltungen, der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins).

Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO)  und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich der Verein die nachfolgende Datenschutz-Ordnung.
 

§ 1 Allgemeines

Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten,  u.a. von Mitgliedern, Teilnehmerinnen und Teilnehmern an Veranstaltungen und Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowohl automatisiert in EDV-Anlagen als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z.B. in Form von ausge-druckten Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Internet (Homepage) veröffentlicht und wenn erforderlich an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt (z.B. Bankdaten zum Zweck des Lastschriftverfahrens). In all diesen Fällen ist die DS-GVO, das BDSG und diese Datenschutz-Ordnung durch alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.
 

§ 2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder

  1. Der Verein verarbeitet die Daten unterschiedlicher Kategorien von Personen. Für jede Kategorie von betroffenen Personen wird im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ein Einzelblatt angelegt.
  2. Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der Verein insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder: Vorname, Nachname, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum, Datum des Vereinseintritts, Bankver-bindung, Telefonnummer und E-Mail-Adressen, ggf. Funktion im Verein.                                    
  3. Die Datenverarbeitung ist rechtmäßig, wenn die Verarbeitung zur Wahrung der berechtigten Interessen des Vereins (dazu gehört die Datenverarbeitung z.B. für die interne Vereinsverwaltung, -organisation und/oder die Übermittlung an Dritte [z.B. Öffentlichkeitsarbeit – Homepage, lokale Presse]) unbedingt erforderlich ist, ohne die ein geregeltes Funktionieren also nicht möglich ist. Die Datenverarbeitung ist rechtmäßig, sofern nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheit der betroffenen Person überwiegen – Art. 6 (1) f) DS-GVO.
  4. Die Verarbeitung personenbezogener Daten, aus denen die rassische und ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen oder die Gewerkschaftszugehörigkeit hervorgehen sowie die Verarbeitung von genetischen Daten, biometrischen Daten zur eindeutigen Identifizierung einer natürlichen Person oder  Gesundheitsdaten einer natürlichen Person ist untersagt.
     

§ 3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit

  1. Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten werden personen-bezogene Daten im Internet (Homepage) veröffentlicht und an die Presse weitergegeben.
  2. Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Daten stammen.
  3. Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veran-staltungen gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage der Einwilligung der abgebildeten Personen (siehe § 2 Abs. 3  DS-GVO – berechtigtes Interesse des Vereins).
  4. Auf der Internetseite und/oder auf dem Flyer des Vereins werden die Daten der Mitglieder des Vorstands, der Organisatorinnen und Organisatoren und der Übungsleiterinnen und Übungsleiter mit Vorname, Nachname, Funktion, E-Mail-Adresse und Telefonnummer veröffentlicht.
     

§ 4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein

Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach § 26 BGB. Funktional ist die Aufgabe dem Vorsitzenden zugeordnet, soweit die Satzung oder diese Ordnung nicht etwas Abweichendes regelt.

Der Vorsitzende stellt sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach

Art.. 30 DS-GVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DS-GVO erfüllt werden. Er ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig.
 

§ 5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und –listen

  1. Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Verein (z.B. Vorstandsmitgliedern, Organisatoren) insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umgang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.
  2. Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe.
  3. Macht ein Mitglied glaubhaft,dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungs- gemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z.B. um die Einberufung einer Mitglieder-versammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches das Minderheiten-begehren initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten aus-schließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden.

§ 6 Kommunikation per E-Mail

  1. Für die Kommunikation per E-Mail richtet der Verein einen vereinseigenen E-Mail-Account ein, der im Rahmen der vereinsinternen Kommunikation ausschließlich zu nutzen ist.
  2. Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail untereinander stehen und/oder deren private E-Mail-

Accounts verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als „bcc“ zu verwenden.
 

§ 7 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit

Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Verein, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben (z.B. Mitglieder des Vorstands, Organisatorinnen und Organisatoren) sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten.
 

§ 8 Datenschutzbeauftragter

Da im Verein durchgängig weniger als 10 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, hat der Verein keinen Datenschutz-beauftragten zu benennen.

Sollten künftig mindestens 10 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sein, dann hat der Verein einen Datenschutzbeauf-tragten zu benennen. Die Auswahl und die Benennung obliegt dem Vorstand nach § 26 BGB. Der Vorstand hat sicherzustellen, dass die benannte Person über die erforderliche Fachkunde verfügt. Vorrangig ist ein interner Datenschutzbeauftragter zu benennen. Ist aus den Reihen der Mitgliedschaft keine Person bereit, diese Funktion im Rahmen eines Ehrenamtes zu übernehmen, hat der Vorstand nach § 26 BGB einen externen Datenschutzbeauftragten auf der Basis eines Dienstvertrages zu beauftragen.
 

§ 9 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten

  1. Der Verein unterhält einen Internetauftritt für den Gesamtverein. Die Einrichtung und Unterhaltung dieses Internetauftritts obliegt dem zuständigen Vorstandsmitglied für Veranstaltungen und Organisation als Internet-Administrator/-in. Änderungen dürfen ausschließlich nur durch den/die Internet-Administrator/-in vorgenommen werden.
  2. Der/die Internet-Administrator/-in ist für die Einhaltung der Datenschutzbe-stimmungen.im Zusammenhang mit Online-Auftritten verantwortlich.
     

§ 10 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung

  1. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Vereins dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung,

-nutzung oder –weitergabe ist untersagt.

  1. Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese Datenschutz-Ordnung können mit Regressansprüchen (z.B. Erstattung des entstandenen Schadens)  und Ausschluss aus dem Verein geahndet werden.

§ 11 Inkrafttreten

Diese Datenschutz-Ordnung wurde durch den Gesamtvorstand des Vereins am

      30. Mai 2019 beschlossen und tritt mit Veröffentlichung auf der Homepage des Vereins

      in Kraft.

               gez. Unterschrift

_________________________

           ( Steinmetz )

         1.Vorsitzender


 

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